Veelgestelde vragen

Teamwerk-VO is een procesaanpak (methodiek) waarbij een team leert om een oplossingsgerichte dialoog te voeren. De dialoog is gericht op het wegnemen van energievreters en belemmeringen in het werk en op het bevorderen van energiebronnen. Soms zijn team-overstijgende oplossingen nodig; daarom heeft de schoolleiding ook een rol in Teamwerk-VO. Om de teamdialoog in goede banen te leiden, volgt de teamleider een teamcoachingstraining als onderdeel van Teamwerk-VO. Door middel van het voeren van dialooggesprekken wordt de professionele ruimte van medewerkers en teams versterkt als manier om werkdruk aan te pakken.

Als school bepaalt u zelf welke teams gaan deelnemen aan Teamwerk-VO en hoe deze teams zijn samengesteld. Met ‘team’ wordt doorgaans een groep mensen bedoeld die eenzelfde opdracht hebben of doel nastreven (en daarmee ook onderlinge afhankelijkheden hebben). Voor een goede oplossingsgerichte dialoog bestaat een team idealiter uit 8 tot 12 personen. Voor Teamwerk-VO is het dus soms nodig om bestaande teams op te splitsen in subgroepen.

Een oplossingsgerichte dialoog is een gesprek tussen mensen (collega’s) waarbij zij open staan voor de standpunten, meningen en ervaringen van anderen, respectvol en zonder oordeel. In de diversiteit aan inbreng, persoonlijkheden en belangen wordt duidelijk dat ‘de werkelijkheid’ is gefragmenteerd en komt er ruimte voor (nieuwe) inzichten en oplossingen. De dialoog is een middel om persoonlijke ervaringen uit te wisselen, verbinding te creëren tussen mensen en het gezamenlijke belang in school te (her-)ontdekken en te benoemen. In Teamwerk-VO worden de perspectieven van de werknemers, de teamleider en de schoolleiding trapsgewijs in open dialoog bij elkaar gebracht. Een dialoog onderscheidt zich daarmee van een discussie, waarbij een (van tevoren ingenomen) standpunt wordt ‘verdedigd’. In een dialoog gaat het er juist om dat men zich openstelt voor de ander.

De projectleider is de spin in het web bij de uitvoering van de aanpak en is intern en extern het aanspreekpunt. Hij faciliteert de ‘regelzaken’ rond Teamwerk-VO. De projectleider regelt de bijeenkomsten, stuurt op de voortgang, houdt betrokkenen aangesloten en grijpt in waar nodig.

De teamleider zorgt ervoor dat de dialoog op gang komt en dat iedereen in het team in beweging blijft. De teamleider bewaakt het teamproces, de uitvoering van de dialoog en zorgt dat iedereen aan bod komt en dat de aanpak tot het gewenste resultaat leidt. De teamleider heeft dus geen inhoudelijke rol, maar faciliteert en bewaakt het proces. Voor deze rol volgt hij een teamcoachingstraining.

De directeur/bestuurder zoekt een geschikte projectleider voor Teamwerk-VO. De projectleider maakt onder andere het draaiboek, organiseert de kick-offbijeenkomst en monitort de voortgang van het project. De directeur/bestuurder overlegt met de projectleider of het zinvol of nodig is om een projectteam samen te stellen, dat meedenkt en ondersteunt bij het regelen van praktische zaken (bijvoorbeeld afspraken inplannen, ruimtes reserveren, etc.). Bij een kleinere school kan de projectleider dit alleen voor zijn of haar rekening nemen. Om de trekkersrol goed te vervullen, is het belangrijk dat de projectleider in alle lagen van de organisatie voldoende gezag heeft om mensen aan te spreken op hun rol.

Teamwerk-VO is als oplossingsgerichte dialoog inderdaad géén eenmalige activiteit maar een terugkerende activiteit. Omdat de dialoog echter door de hele organisatie, van bestuur tot en met leerkracht, moet worden ondersteund, is een projectmatige aanpak noodzakelijk om de juiste randvoorwaarden te scheppen. En om duidelijke stappen te onderkennen met een begin en een einde. Als laatste stap wordt de dialoog geborgd in de organisatie. Op dat moment is de aanpak geïntegreerd in het reguliere werk en een normaal onderdeel van het werk.

Teamwerk-VO is als oplossingsgerichte dialoog inderdaad géén eenmalige activiteit maar een terugkerende activiteit. Omdat de dialoog echter door de hele organisatie, van bestuur tot en met leerkracht, moet worden ondersteund, is een projectmatige aanpak noodzakelijk om de juiste randvoorwaarden te scheppen. En om duidelijke stappen te onderkennen met een begin en een einde. Als laatste stap wordt de dialoog geborgd in de organisatie. Op dat moment is de aanpak geïntegreerd in het reguliere werk en een normaal onderdeel van het werk.

Hoogstwaarschijnlijk is het thema werkdruk al eerder aan de orde geweest in de organisatie. Wellicht is er een medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) uitgevoerd of is op een ander moment de psychosociale arbeidsbelasting (PSA) van medewerkers aan de orde geweest. In de Arbowet is deze inventarisatie verplicht dus wellicht dat in de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) van de school de stand van zaken is opgenomen. Wat in de school reeds bekend is over werkdruk, kan worden verzameld in het kader van Teamwerk-VO. Deze informatie kan teamleiders helpen mogelijke thema’s voor de teamdialoog in te brengen. Daarnaast is het natuurlijk ook mogelijk om actuele thema’s die in het team rond het werk spelen, in te brengen.

De school bepaalt de samenstelling van het projectteam. Wel is het raadzaam om enkele functies in het projectteam op te nemen; het projectteam kan bijvoorbeeld bestaan uit de projectleider, een HR-adviseur, een leidinggevende, twee(beoogd) teamleiders, een pmr-lid, twee of drie docenten en een communicatiemedewerker. Niet alle rollen hoeven bij alle activiteiten en overleggen aanwezig te zijn. Bij kleinere scholen kan de projectleider de meeste taken voor zijn of haar rekening nemen.

De projectleider kan bijvoorbeeld aansluiten bij een bestaand projectteam dat zich al met werkdruk bezighoudt. Het kan ook zijn dat een nieuw team gevormd wordt.

Teamwerk-vo bestaat uit vier stappen (besluitvorming, voorbereiding, uitvoering en borging). Na de besluitvorming en de voorbereiding zou de uitvoering (drie keer een ronde met een trainingssessie voor de teamleider, een teamdialoog en een teamdialoog met de directeur/bestuurder) in ongeveer zes maanden kunnen plaatsvinden. De doorlooptijd is afhankelijk van de frequentie van de teamoverleggen. De andere activiteiten worden hieromheen gepland. Elke teamdialoog duurt ongeveer 1 tot 2 uur per team. Een teamcoachingstraining voor de teamleider duurt een dagdeel.

Door de dialoogsessies in het team en met de directeur/bestuurder drie keer te doorlopen, wordt de werkwijze een onderdeel van het gewone werk. Vaak verloopt de eerste ronde wat onwennig voor de medewerkers. De herhaling zorgt voor vertrouwen en zorgt ervoor dat de methodiek wordt geïntegreerd in het ‘normale’ werk.

Voor de projectleider en de teamleider zijn afzonderlijke handleidingen ontwikkeld die dieper op elke rol ingaan. U vindt deze terug op teamwerk-vo.nl.

Een wezenlijk onderdeel van Teamwerk-VO is het voorbereiden en trainen van de teamleiders op hun rol als procesbegeleider van hun team. In de teamcoachingstraining leren teamleiders om de oplossingsgerichte dialoog op gang te brengen en te houden en leren ze het teamproces te bewaken. In drie teamcoachingssessies van elk een dagdeel worden de teamleiders getraind in de procesbegeleiding van de oplossingsgerichte dialoog.

Alleen als de school meedoet aan de pilot en de effectmeting is er begeleiding vanuit Voion voor de school. In dat geval betaalt Voion ook de teamcoachingstrainingen. In andere gevallen geldt dit niet. Teamwerk-VO is ook goed zonder begeleiding vanuit Voion uit te voeren. Op deze website zijn daarvoor alle informatie en hulpmiddelen te vinden.

Bij een pilot bestaat de begeleiding van Voion uit het volgende: Een adviseur van Voion bespreekt met de directeur/bestuurder of de aanpak voldoet aan de verwachtingen van de school. Is dat het geval, dan brengt Voion de school in contact met een partij die de teamcoachingstraining organiseert. Vervolgens gaat de school zelf aan de slag en kijkt de Voion-adviseur aan de zijlijn mee. Desgewenst adviseert de Voion-adviseur de school/projectleider tijdens het project.

U kunt uw vraag stellen via het contactformulier op deze website of u kunt onze servicedesk bellen tijdens kantooruren op 045-579 6024. Wij helpen u graag.