Voorbereiding
De voorbereidende stap is bedoeld om het draagvlak verder te vergroten en de uitvoering van Teamwerk-VO te plannen. De schoolleiding wijst een projectleider aan, die het project gaat trekken. Eventueel kan er ook een projectteam worden samengesteld, dat ondersteuning biedt bij de uitvoering. Daarnaast bepaalt de directeur/bestuurder in overleg met de teamleiders welke teams mee gaan doen aan het project. Verder horen bij deze stap een inventarisatie van wat er al op school gedaan is aan het verminderen van werkdruk, het maken van een planning en draaiboek en het organiseren van een kick-offbijeenkomst voor de deelnemende teams. Het eindresultaat van deze stap, die ongeveer twee maanden in beslag neemt, is dat alle deelnemers binnen de school klaar zijn om met de uitvoering te starten.
Activiteiten
Aanwijzen projectleider (en eventueel een projectteam)
De directeur/bestuurder zoekt een geschikte projectleider voor Teamwerk-VO. De projectleider verzorgt onder andere de inventarisatie, maakt het draaiboek en organiseert de kick-offbijeenkomst. Samen overleggen ze of het zinvol of nodig is om een projectteam samen te stellen, dat meedenkt en ondersteunt bij het regelen van praktische zaken (bijvoorbeeld afspraken inplannen, ruimtes reserveren, etc.). Maak met het projectteam vervolgens duidelijke afspraken over wie wat doet.
Inventarisatie
In vrijwel elke school is er al aandacht voor het verminderen van werkdruk. Het is belangrijk om alle informatie hierover te verzamelen en beschikbaar te stellen. Denk aan een medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO), beleid rondom psychosociale arbeidsbelasting (PSA) en risico-inventarisatie en plan van aanpak voor veiligheid en gezondheid (RI&E en PvA). De projectleider zorgt hiervoor, in samenwerking met HR en het eventuele projectteam. De informatie helpt om inzicht te krijgen in wat er al gedaan is en wat ervan geleerd is. In de teamdialoogsessie kan hier dan op worden voortgeborduurd.
Selecteren teams
Idealiter doen er meerdere teams van acht tot twaalf personen mee aan de aanpak. Dat kunnen al bestaande teams zijn. Denk aan een team onderbouw vmbo-t, een sectie wiskunde of bijvoorbeeld een projectgroep gepersonaliseerd onderwijs. Maar het is ook mogelijk om gemengde teams samen te stellen. Het is aan de directeur/bestuurder en teamleiders om te bepalen welke teams meedoen. Denk daarbij goed na over waarom je bepaalde mensen bij elkaar zet – bijvoorbeeld het thema of onderwerp dat in de dialoogsessies aan de orde komt – en licht dit ook toe.
Planning en checklist
Een goede voorbereiding is een belangrijke succesfactor voor Teamwerk-VO. Een goed draaiboek met planning is daarvoor onmisbaar. Zo weet iedereen wat er van hem/haar wordt verwacht en wordt de aanpak als het ware al een keer doorleefd. De projectleider is verantwoordelijk voor het draaiboek en de planning, eventueel geholpen door collega’s uit het projectteam. In de handleiding voor de projectleider zijn voorbeelden van checklists voor een draaiboek te vinden.
Kick-off bijeenkomst
De projectleider organiseert (eventueel samen met het projectteam) een kick-offbijeenkomst. Deze is bedoeld voor alle betrokkenen: directeur/bestuurder, teamleiders, deelnemende teamleden, PMR. De directeur/bestuurder opent de kick-offbijeenkomst, hij is immers het gezicht van de aanpak. Daarna licht de projectleider de aanpak toe, inclusief de uitgangspunten en de rollen. De bedoeling van de kick-off is ook om de aanwezigen te laten nadenken over zijn of haar eigen visie op (ervaren) werkdruk en het voeren van een zinvolle en oplossingsgerichte dialoog.